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公司管理费用的预算管理——以S公司为例

管理费用是企业成本控制的重要控制指标之一。预算管理是企业成本控制的和强化内部管理的重要手段,也是企业各种财务以及非财务资源进行分配、考核、控制的目标管理工具。因此,企业的管理费用预算管理也显得尤为重要。


S公司管理费用预算管理现状


S公司是一个中小型的造纸企业。在大力倡导绿色经济,减少污染的今天,依靠科技进步,推进节能减排,发展循环经济,以实现可持续发展问题尤为突出,与其他一般制造业企业相比,公司在治污、排放等产生的相关管理费用也相应较大,因此企业的管理费用的预算管理也尤为重要。公司在实行了成本费用预算管理之后,公司的成本费用控制取得了一定的成效,公司的管理水平也有了很大的提高。目前公司在管理费用预算管理上,主要划分为管理制度、预算编制、预算执行以及分析考核这四个部分。


(一)制度建设

制度是企业生产经营的规范,是规范企业运营、优化管理效益提升的基础,是发展中的重要环节。为确保管理费用充分管控,公司建立了一系列制度,明确了管理费用的类型以及相应的管理流程。制度包括《全面预算管理办法》、《五项费用管理办法》、《费用控制实施方案》、《差旅费报销规定》等。

依据《五项费用管理办法》,公司的管理费用主要分为两大类:固定费用与变动费用。固定管理费用,主要包括职工的五险两金以及职工福利、工会会费、折旧费、印花税、财产保险费等费用。变动管理费用主要包括办公费、电话费、差旅费、招待费、车辆使用费以及人力资源费、环保费、排污费、绿化费、技改费、质量管理费。公司的《五项费用管理办法》就是指变动管理费用中的前五项费用。


(二)管理费用预算编制

公司组建了预算管理组织,由公司班子成员及中层管理人员构成。预算管理组织全面负责预算管理,根据公司下发的预算纲要以及结合公司具体状况制定年度预算、审议预算分解、协助公司执行其预算奖惩决定。负责归口、分解各部门费用预算限额,协调预算执行。预算构成与编制依据主要参考年度经营方针,下发预算纲要,提供预算基础。


(三)管理费用预算执行

管理费用预算执行是按照预算对管理费用的限额控制,对日常支出进行调节指导,并且及时对支出过程中存在的不符合预算目标的行为进行过程纠偏。管理费用预算执行对于过程管控,减少不合理的支出,降低企业成本费用,提升综合竞争力都具有积极的作用。


(四)管理费用分析考核

在预算执行结果的基础上,公司财务处会牵头召开成本考核分析会,会上涉及费用管理分析内容以及对相关责任的界定。各费用责任归属部门会根据已发生的金额,进行分析,汇总偏差原因,同时将分析结果及考核建议形成书面文件以及公司级考核通报,办公室人力资源部门根据通报内容执行工资核准。每半年一次,根据费用执行累计数额,由财务处提供相关费用执行数据,公司根据执行以及预算完成情况,提出管理建议,偏差超过15%的由所在公司总经理拟定专题报告,提交管理层,同时接受公司提出的考核建议。


公司管理费用管理存在的问题

(一)制度建设不够建全

现有管理费用制度体系不全面,费用管控不全面。公司下发了与管理费用有关的几个制度,其共性均有包含与管理费用相关的内容,但没有对管理费用总则进行专门性的制度约束,可能导致后期费用制度更新,无指引性文件的风险。《公司五项费用管理办法》中仅对办公费、电话费、差旅费、业务招待费、车辆费用进行说明,没有对其他变动管理费用全面纳入费用制度管控,而公司的治污、环保、绿化、技改等占公司管理费用比例往往也很大,对企业的成本费用控制产生较大影响。制度流程设置不适用,费用控制流于形式。现行制度体系,存在个别制度虽有明确流程,但现行岗位职级的划分,与现有流程不想适应。


(二)管理费用预算编制应适应生产周期需要

预算编制方法准确度不足,预算制定的不够细致。每年四季度股份公司会下发费用预算编制指引,然而企业在第四季度还处于生产销售期,基于的数据是来自上一年度的费用预算以及对未来三个月的费用预测,对有些事项估计不足,在编制过程中存在一定的不确定性。现行编制的预算也没有考虑生产周期和销售周期的需要以及排污治理和环保绿化的季节性需求特点,编制更细致的费用使用预算或专项经费使用预算。


(三)管理费用执行控制不足

管理费用预算不够细化,预算执行具有随机性。在涉及管理费用的项目发生时,公司仅在年度编制了年度费用预算,但在每月实际发生前,无阶段性的管理费用资金使用计划。虽然经办人员在发生费用支出前,已报告其领导,但从具体行为来看,存在一定的随机性,缺乏对短时间内管理费用支出的整体性计划。这将导致公司负责人无法管控阶段性费用产生的必要性以及金额的合理性。报销流程事前控制不足。月度费用资金使用计划填报过于随意,未提出填报依据。费用执行过程过于依赖财务处,发生费用直接履行报销流程,所在部门负责人很少履行预审职能,部分费用会在执行审批流程后仍无法报销,浪费管理资源。


(四)管理费用分析考核机制和力度有待加强

公司分析考核机制仍需持续完善,如现行分析绩效考核指标主要集中在费用的实际支付金额,是否超预算等项目上,而对于具有各级审批权的相关人员审批时限未做约束、申请汇款单上的各付款要素是否准确等事项未明确考核细则。考核比重相对于其他指标过小,考核杠杆利用不足。相对于利润、成本等指标,费用管控指标对于责任岗位,占比不超过10%,责任部门不超过1%。管理费用的常态化考核影响力度不足在日常的管理工作中,时常有所体现,对相关部门的考核结果影响不大,即便对考核部门执行了奖惩或激励,产生的积极或消极因素对于费用管控工作而言,影响微小,预算管理效果不明显。


公司管理费用预算管理优化对策


(一)健全管理费用管理体系,加强信息化管理

结合公司制度体系实际,逐步完善管理制度,搭建完整的管理费用管理体系,可以从事前防范、事中管控、事后分析三个方面入手。事前防范强调的是对管理费用管控的指导作用;事中控制强调的是在岗员工必须严格按照公司制度及审议后的管理费用预算,进行费用支出;事后分析强调的是对已发生的费用需进行反思,发现问题,优化现有费用管理方式,进一步提高公司管理费用管控水平。对不适用的制度条款进行增删,确保费用管控行为有章可循。引入融智天全面预算管理软件,同时优化基础信息采集方式。提高管理费用的精细化管理,同时节约时间成本,制度成本,并且在降低财务风险上,将有所成效。


(二)规范预算编制原则,改进预算编制方法

公司下发管理费用编制原则,一是应当与年度生产经营计划合理配比。由于管理费用范围广,项目零散,以及发生时间的不确定性,为使管理费用得到全面控制,需要遵循费用归口管控。二是需要在国家制度规范下,结合公司实际,修订管理费用给明细项目的使用标准,确定费用尺度。三是突出重点,对特殊的费用进行重点控制。四是注重有效性,管理费用的发生是由业务活动引起的,避免企业资源浪费。

管理费用预算编制的是否科学,是对其进行控制和考核的基础。持续规范管理费用预算编写方法,科学的管理费用编制,能够为公司的管理费用管理和奖惩提供信息基础。编制次年管理费用预算应当至少参考近三年公司在管理费用上的实际支出情况,考虑历史数据以及各种特殊情况下的费用支出,还需要考虑对标体系内的同产能公司的费用实际耗用情况,充分估计预算期内的可变情况。


(三)提高管理费用实时监督水平,规范管理费用报销流程

提高管理费用实时监督水平,可以增强各部门的费用控制意识,达到费用控制的目的。公司可以完善对管理费用的实时监控。预算在以红头文件的形式下发后,可以结合公司的管理建议,同时对预算分解至每月,开展动态管控。

费用报销流程可以引导员工执行相应的审批体系,引导员工事前报告,提前判断费用支出的合理性。也可以促进财务人员的专业水平的充分发挥,但这需要公司各部门的积极配合。规范报销流程,可以要求部门负责人提高费用管理意识,对费用报销多问几个为什么,费用是否超标等,提高签字的责任心,对不合规的费用支出,由所在部门提出拒签意见,也能够发挥部门负责人对业务真实性的信息掌握情况。


(四)健全分析考核激励机制,加大考核力度

从时间范围来说,公司可以在现有的分析机制基础上,增加季度、半年度分析、评价机制,要求各处室对本部门管理费用的使用情况必须清楚,详细掌握。从分析指标来看,非财务指标也应纳入分析考核范围。仅有管理费用执行差异率是不够全面的,还应当把各级人员审批时限、报销要素录入的准确率等非财务指标纳入,全面完善分析考核体系。比如扩大预算额度通报机制,对各单位预算余额通过合理途径,及时传递至各单位负责人,同时允许相关单位查询,以提高本单位管理水平。在财务人员考核方面,也可以增加审批时间记录,区分费用发生种类,明确各类费用所需的审核时效,进而推动公司全体人员对于费用报销时效的理解;从考核力度来说,加大管理费用考核所占比,对各项费用开支要对其重要性和开支额度进行评分,突出应当重点管控或者性质敏感的费用,对于费用预算执行持续处于末尾的部门及个人,需要及时传递兑现考核结果,传递考核压力,营造公司严谨的费用管控氛围,提高考核的激励作用。


预算管理作为企业现代化管理工具,是在企业决策下,通过实施编制、执行、控制、分析及考核预算执行过程,进而优化企业的资源配置,同时使企业实现战略目标。实施管理费用预算管理,可改进企业管理,完善制度体系建设,提高企业市场竞争力。对S公司来讲,完善和进一步加强管理费用的预算管理,需持续在预算管理制度、预算编制、预算执行以及预算考核等方面增强其适应性,同时需要协调各部门及各相关人员的理解、支持和配合。

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