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以E公司为例的全面预算管理案例

随着社会经济的快速发展,企业的性质和经营管理方式发生了根本的变化,预算管理越来越受到管理者的重视,全面预算管理这种现代企业管理方法,也日益被我国企业所看重、接受,在我国取得了长足的发展。但是该方法在实际应用中也存在许多亟待解决的问题。(全面预算管理案例



E公司是由美国出资,在西安建立的一家为集团其他公司提供服务的服务共享公司。主要为集团的一些高成本区的子公司提供研发、设计等服务。经过多年发展,公司规模不断扩大,对全面预算管理的运用日渐成熟,但是仍存在许多不完善的地方。

E公司全面预算管理现状分析

1.E公司的全面预算管理和运营体系现状

E公司总员工600人左右,组织机构简单。总经理下设有负责公司营运的财务、人事、行政、信息部等职能部门以及负责业务的若干的业务部门。各部门之间均为平行关系。预算管理与运营体系为:总经理—财务经理—兼职预算员。未设立专门的预算管理和运营机构。(全面预算管理案例)各自的分工为:

总经理:审批通过最终的年度预算,并报送集团;负责重大预算内支出以及预算外支出的审批。

财务经理:收集、汇总数据,完成年度预算编制,提交总经理审批,并负责一般预算内支出的审批,对预算执行中的差异进行解释。

兼职预算员:由其他3个职能部门(人力资源部、行政部、信息部)的兼职人员组成,负责在预算编制时,向财务提供数据。


2.E公司全面预算管理目标

由于E公司属于集团的服务共享中心,一方面,收入来源完全依赖于其他关联公司,具有不可控性;另一方面,公司的资金由集团通过现金池进行统一管理,不会出现资金短缺或者盈余浪费的情况。所以E公司目前的预算管理,主要集中在费用预算(服务共享中心的各种运营费用)以及资产预算方面。目标是控制期间费用,管理费和财务费用(无销售费用),在收入、成本波动不大的情况下,保持期间费用与往期持平甚至是降低的目标。而资产预算的目标主要是在满足业务需要的情况下,降低资本性支出。(全面预算管理案例)


预算管理存在的问题及原因

1.管理层对全面预算管理认识不足,意识薄弱。

E公司的预算编制和执行、控制等来看,管理层对预算管理认识不足,业务部门参与度不高,行政、信息和人力资源部作为主要的预算相关业务单位。业务部门对预算编制忽视,提供数据随意,一些重大支出未被纳入预算之内。而在预算执行阶段,则经常会遇到业务部门的一些预算外的特批的费用、人情费用,使得预算控制流于形式,全面预算管理目标难以实现。


2.预算控制滞后和控制不足。

E公司的后期预算控制存在如下问题:

一方面,预算控制滞后、控制不足。在预算执行阶段,预算支出的控制、跟踪、分析等业务部门都不再参与,由财务部门一手操办。这样的模式,使得其他业务部门对于本部门预算心中无数,预算控制严重落后,无法做到预算支出的事前筹划和控制。(全面预算管理案例)

另一方面,缺乏严格的考核与激励措施。E公司在预算执行过程中,财务负责费用控制和差异解释,事后业务部门不必对执行情况做分析、总结,也没有相应的奖惩。这样预算编制的准确与否、预算执行的好坏,对业务部门毫无影响,进一步加剧了业务部门提供数据的随意性和预算外费用的攀升。


3.预算管理方法落后,员工水平、效率低下。

首先,E公司目前预算编制、控制到分析,全部使用EXCEL表格,方法、工具落后。在预算编制阶段,有的部门随意修改表格、公式,造成财务部门在数据收集、汇总处理过程中,需要反复修改、确认,耗费大量时间和精力,业务部门也多有意见。而在预算控制阶段,依靠财务将支出手工录入,不仅工作量大,项目和金额也容易出错。其次, 预算项目界定模糊,员工水平参差不齐,填报准确性差。E公司财务预算人员虽然设计出了模板,但是由于理解上的差异,人员变更,常常出现项目分类错误、资产和费用混淆。这些错误,需要财务花费大量时间进行沟通,确认。(全面预算管理案例)


E公司全面预算管理的实施措施

1.重建全面预算管理与运营的组织体系,提高企业管理者对全面预算管理的认识。

全面预算管理是一种系统的管理,全员参与、全面控制、全程管理是它的特点。所以,它的实施需要公司全体部门参与,更需要公司管理层足够重视并带头加以推进。

首先,建议E公司建立起以总经理为领导,以各职能部门经理为成员成立预算管理委员会,负责讨论总预算目标以及向各部门分解,汇总、完成公司预算编制,协调各部门预算编制、执行中的问题及分析和考核各部门预算情况。

其次,实行部门预算负责制,各职能部门以经理带头,带领本部门员工,负责本部门预算编制、执行、控制等一系列活动。从而实现从部门到公司的全员参与。只有从公司管理层开始重视起来,才能保证预算在编制时的严肃性,提高各部门对预算支出控制,进而提高各部门预算参与度,扭转财务孤军作战,预算管理流于形式的局面。(全面预算管理案例)


2.完善企业制度建设,提高全面预算管理的执行效力。

首先,面预算管理的实施,应该有相应的制度来遵循。所以,E公司应该完善全面预算管理的相关制度,按照步骤,建立起各部门的预算编制、执行、控制和改进责任制度,将权力交各部门。并针对各步骤,制定出相应的流程制度,使得各部门有制度可依,并且权责分明。(全面预算管理案例)

其次,建立完善的考核机制。预算的生命线是考核与激励,科学合理的考核、评价,并辅以奖惩分明的业绩制度,才能提高员工的参与积极性,确保各部门按照制度来执行,预算管理落到实处。E公司在建立、完善各项流程制度的同时,必须建立起相应的绩效考核体系和相应的奖惩措施,提高各业务部门预算管理的执行力。


3.加强对企业员工预算知识培训,提高企业领导和员工的预算管理意识和水平。

首先,针对E公司目前管理层和员工预算管理水平,建议通过培训学习,提高公司管理层和员工的预算水平和意识,使其对预算管理有正确认识。一方面,编制预算前,对相关人员进行培训,对各项目、表格的含义做出界定,提高预算编制的效率和准确性。另一方面,通过学习使员工提高预算水平,在编制环节,能关注历史也着眼未来,既关注本部门也从公司整体出发。而在预算控制和执行环节,使员工能够发挥主观能动性,做到事前控制,事后分析,确保部门预算平稳执行。

其次,适应信息技术发展,提高预算管理信息化。E公司应利用现有的信息化系统,将专业的融智天全面预算管理软件系统和企业的EPR理软件相结合起来,一方面,通过利用管理软件,实现预算的编制中的填列、汇总、审核等通过信息系统完成,减少人工的工作量和技术性错误。另一方面,通过预算指标以及执行数据的共享、查询,避免数据重复录入,实现预算执行的实时监控,提高各部门对部门预算的控制、参与,将预算管理工作做得更细致、有效。(全面预算管理案例)


总之,在经营环境瞬息万变的时代,企业推行全面预算管理非常必要。要将这种现代企业管理方法在企业中成功地加以应用,需要企业上层领导充分重视,并通过自上而下的全员参与、控制、监控、和完善改进,将其运用到企业的日常业务和管理中去,建立一套完善、可实施、有企业自身特色的全面预算管理系统,帮助企业逐步完善内部制度,提高企业的管理水平和业务水平的过程,以便企业拥有更先进更高效的预算体系,最终帮助企业实现战略目标,保证企业的可持续发展。

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