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全面预算管理组织设计的基本要求

组织是指为了实现某种特定目的而组建并进行相应活动的单位或群体,它具有相应的内部结构,并且可以根据内外环境条件的变化调整自身结构及活动。作为组织,具有人、财、物、信息等多种要素及运用这些要素的能力。



组织的人力、物力、财力的数量和质量,体现着组织的规模和能力,是组织的生命力之源,而组织诸要素的最优组合与最佳运用则是其长远发展和功效发挥的关键。企业要完成采购、生产、销售等不同功能需要在其内部设置相应的功能模块。下图是一家典型的产供销一体化企业的组织架构示意图。(全面预算管理组织设计的基本要求)



上图中的组织架构优点是便于纵向领导,缺点是容易造成条块分割,部门与部门之间相互沟通、协调比较困难。如前所述,由于企业的全面预算管理涉及全方位、全员、全过程,要做好全面预算管理工作需要进行跨部门、全纵深的统一组织、指挥、协调和沟通。这样的组织架构显然无法满足全面预算管理的要求,适合全面预算管理需要的组织架构至少应满足以下六方面要求。


一、内部配合紧密

作为全面预算管理组织,其内部联系必须非常紧密。我们知道金刚石和石墨都是由碳原子组成的,称为同素异形体,它们具有相同的"",但却有天壤之别。金刚石俗称钻石,是一种由纯碳组成的矿物质,正八面体,没有杂质时,无色透明,是自然界中最坚硬的物质,非常珍贵且价值很高,素有硬度之王宝石之王的美称。石墨是碳质元素结晶矿物,网层间的距离大,是最软的物质之一,像我们常用的铅笔笔芯就是由石墨制作而成的。(全面预算管理组织设计的基本要求)


为何金刚石与石墨都是由碳原子构成却差别很大呢?这是因为,在金刚石晶体内部,每一个碳原子之间都是紧密结合的,它们相互支持和依赖,形成一种致密的三维结构。正是这种致密的结构,才使得金刚石具有最大的硬度。石墨为六边形层状结构,六个碳原子抱成一圈,上下之间还有不同层级。


石墨这种结构就很像常规企业的组织结构,每六个原子抱成一圈就像企业内部的一个部门,而且上下还有层级。石墨类型组织架构的物理特性决定了它不够坚硬,而且容易在企业内部形成一些小的利益团体,有时根本不利于全面预算管理工作的开展。全面预算管理有许多问题需要跨部门协调,在对重大问题进行决策时特别需要像金刚石"类型的组织架构。


二、强有力的领导

全面预算管理涉及企业目标的实现、资源的分配,与绩效管理结合时又涉及企业内部各种利益。资源、利益问题非常敏感,处理这些问题的人就好比在风口浪尖上,弄不好会被巨浪淹没。也就是说,一方面组织领导全面预算管理的人员本身是有一定职业风险的,另一方面如果领导者的权威不够或者领导能力有限,都很难使全面预算管理推行下去。(全面预算管理组织设计的基本要求)


一些财务职业经理人没有充分理解这一点,空降到企业后为了尽快做出成绩、体现能力、站稳脚跟,立马亲自扛大旗,大刀阔斧地推行全面预算管理。几个回合下来,全面预算管理不但没有取得进展,反而使自己骑虎难下,与相关部门矛盾重重。这也是不少财务经理人空降后不能继续取得职业成功的一个重要原因。全面预算管理涉及企业内部利益的调整与分配,在这个过程中难免会出现争抢资源、弱化目标的情况,要协调好诸多方面的利益,必须要有企业最有领导力、最有权威的领导来亲自主抓这项工作,当然是一把手最好。


三、配备专门组织与协调人员

全面预算管理涉及面广,沟通与协调工作量大,即使是企业一把手来主抓这项工作,也不可能面面俱到,这就需要一部分人员来专门组织与协调这些具体的沟通与协调工作,为领导出谋划策,当好参谋。


四、配备专职的办事人员

全面预算管理涉及各个业务单元的具体工作,一方面需要各业务单元有专人负责预算管理,另一方面需要有专人对各个业务单元、职能部门的预算管理进行收集和汇总,这就需要专门办事人员来处理这些具体工作。(全面预算管理组织设计的基本要求)


五、符合企业现实

为有效实施全面预算管理,在设计组织架构时既要考虑到预算管理的特点和要求,更要考虑企业生产经营的组织形式和企业现实,建立符合企业实际的预算组织架构。


六、坚持低成本原则

设计全面预算管理组织应遵循成本效益的原则,设置的机构不能过于庞大,否则会导致成本过高且效率低下。设计时还应使组织机构具有相应的决策权、执行权和监督权,能做到决策高效、反应迅速、监督有力。

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