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平衡计分卡预算管理的具体应用

某校预算管理现状和存在的主要问题

(一)编制方法较单一

某校在实际的预算编制过程中,采用的是增量预算编制方法,虽然某校的院系或职能部门有良好的预算管理意识,但也容易产生不必要的预算增加(减),以至于学校资源配置没有最优。

(二)预算管理的内部控制效率较低

体现在某校没有设置专门的预算管理部门,预算管理责任是由财务与资产管理处相关人员承担,财务与资产管理处的职员只承担预算管理的责任却不具有预算管理的职能,这就导致财务与资产管理处与各级职能结构之间的职能划分及衔接上不畅,效力较低。

预算管理


(三)预算内容没有结合长期发展规划

某校设计预算方案时并没有结合高校长期战略发展规划,而是根据短期发展目标来进行设计,在预算编制上大多忽略了人才引进、设备升级、教学模式改革等方面投入的预算内容。

(四)预算执行考核与激励机制不足

执行考核和激励机制是某校预算管理工作中较为缺失的环节,该环节并没有迎合某校预算方案执行的整体需求。这种缺失,导致 与激励机制之间衔接存在阻滞,既难以保证执行考核的质量,又无法明确激励机制效果。

选择平衡计分卡的原因

平衡计分卡作为一种能保证高校战略管理目标切实落实到日常管理的机制,不仅能促进高校预算的有效调整,还能有效推动预算执行相应的量化指标;平衡计分卡作为与单位绩效管理体系关系紧密的一种机制,能实现预算执行考核与高校绩效考核的有机统一,既能实现实时监测预算执行是否偏离预算编制目标,又能充分地引起项目负责人重视预算执行,并能根据预算执行考核的实际结果来调整和完善原有的预算编制,从而推动高校战略目标的最终达成。

平衡计分卡的具体实施步骤

(一)设计预算管理指标体案

以某校2017年的预算收支数据为基础,把握某校自身内外部资源和内部组织机构的总体情况;其次,在建立某校未来发展战略规划的基础上,通过采用专家调查法设计问卷并进行统计分析,总结专家们的建议和意见,基于构建平衡计分卡四个维度的主要内容,通过分析计算具体权重系数,为某校预算管理建立一套可量化的合理的预算管理指标体系。

2017年,某校向专家、学院领导以及长期从事教育教学的老师和同学们发出120份调查问卷,收回80份有参考价值的调查问卷。参考他们的意见,专家调查问卷分布图具体详见下表:

通过调查,总结专家对某校预算指标的确定提出的意见,确定某校预算评价体系的初步框架:一是评价指标,即某校各二级学院及职能部门的投入和产出综合评价指标;二是预算指标,即对某校学生教学和科研的实际情况设计符合某校实际情况的预算指标。

(二)加强内部沟通及资料整理

某校的预算方案在经过教育部财政部以及某校的预算管理委员会通过后,各党群部门、各职能部门、各二级学院以及教辅部门必须认真贯彻执行预算管理方案,并综合自身实际情况对所属的预算指标层层分解,下达到部门每一个人,加强沟通,将预算指标切实落实到实际的管理工作中。各党群部门、各职能部门、各二级学院以及教辅部门要将各自所属的预算方案执行情况定期向上级主管部门层层反馈,这将有助于某校预算管理委员会实施把控预算执行情况,在预算执行过程中做到及时发现问题及时解决,以保证某校的预算委员会能有效控制各部门的预算执行情况。

财务与资产管理处设置管理会计岗位、配备一名专职管理会计人员,具体负责应用方案制定、数据分析反馈和实施效果跟踪等关键工作。其他相关部门均指定专人,负责相关信息的采集、指标分解、指标考核和结果反馈等工作。某校成立了以分管财务工作的校领导为组长的专门的预算管理委员会,财务分管校长任组长,各职能部门负责人为小组成员,下设办公室并由财务与资产管理处处长任主任,负责方案起草、组织实施和政策宣传;安排专项工作经费,用于工作调研、信息化设备购置等支出。

(三)组织预算考评

某校建立了预算执行督导和监控机制。借助融智天的全面预算管理软件系统的序实查看功能、调整模拟功能等,实现对部门预算、项目经费情况的实时反馈和预算执行督导,及时发现和解决重大问题;通过每季度提交学校、二级学院两个层面的管理会计报告,全面揭示和反映学校财务收支情况、项目预算执行进度以及绩效责任部门任务完成情况,为某校领导决策提供科学依据同时,把年底预算考评工作做到平时,确保绩效指标落到实处。

应用平衡记分卡后取得的成效

第一,自某校年度预算目标确定后,各部门及部门教职工对全面预算管理有了新的认识,各部门又根据学校的年度预算目标做了部门内的分解及细化,以提高学校的品牌影响力,在一系列的计划分级细化过程中,各个部门各司其职,不再出现工作交叉,工作面划分不清,相互推诿等管理问题。

第二,年度目标分解至每个部门后,某校人力资源处根据全年目标下达了针对某校每个员工的绩效考核办法:人力资源处完成绩效考核结果的统计,根据员工成绩兑现考核成果。正是因为有了科学的全年预算目标,才有了落实到部门,落实到每位教职工的切实可行的绩效管理,大大提高了学校的绩效管理水平。

第三,全面预算管理制定了科学有效的年度指标,根据年度指标分解落实部门的年度及月度指标,使某校的各项经营指标积极可信,为某校的管理决策提供了强大的支撑,预算管理委员会将对战略目标层层分解的指标体系情况进行定期的分析及考核,在相关考核数据出来后,某校的预算管理委员会和财务与资产管理处将根据数据情况,形成管理会计报告。

第四,全面预算在落实某校的年度目标过程中具有较强的导向作用,某校制定了切实可行的战略目标,战略目标的分解及考核,为学校的人力资源优化提供了契机,极大调动了教职工的主观能动性。

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