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企业费用预算管理的困境及解决办法——以A企业为例

费用预算是企业全面预算管理的重要组成部分,是企业费用管理的重要工具,在一定程度上提高了企业的资本运营效率,为企业的长远发展和进步奠定了良好的基础。现阶段已经在企业中广泛应用,但各企业对费用预算执行的运用严谨程度不一,在费用预算管理与控制过程中仍存在一些困境,一定程度上影响了企业开展费用预算管理与控制的效率。(企业费用预算管理的困境及解决办法


费用预算管理


一、A企业费用预算存在的问题

A企业费用预算管理以年度为周期通过预算编制、预算执行、预算考核三个流程进行全面预算全面预算管理系统框架体系已搭建完毕,但仍存在一些管理漏洞。预算资源分配不均衡,预算使用波动性大,存在预算资源占而不用或者浪费的现象,未将资源落到实处,降低了企业资本的运营效率。


(一)预算编制方面


业务计划不完善,从整体权衡容易导致预算资源分配不均衡。A企业预算编制流程为预算主体提报,预算监管部门审批。预算主体根据业务需要主要采用增量预算、零基预算两种预算编制方法编制预算。预算主体在报送时对增量部分写出相应说明。预算监管部门依据增量预算数据说明,依据预算收入扣除预算成本扣除预算利润倒推的预算费用数据审批预算。


此种审批方式,主要是鉴于部分预算费用并无明确的业务计划支持,预算审批则只能从总体上权衡费用预算是否符合企业整体的业务目标。(企业费用预算管理的困境及解决办法)预算监管部门对各单项费用是否合适,是否符合业务实质无法权衡与监管,只能依赖业务部门自身业务判断。但业务部门尤其是职能部门,一般只考虑自身业务需求,对投入产出比的管理不够重视。这种从整体上管控预算,难免会导致预算资源分配不均衡,一定程度上造成资源的浪费。


(二)预算执行方面


1.预算执行流程间关联度低


预算执行流程间关联度低将不利于产出有效的预算执行情况数据,不利于企业进行产出比分析。A企业预算执行流程间关联度低,同一项目暂不能产出完整有效的预算使用数据。比如,同一项目分多次申请,同一申请签多个合同,同一合同分多次报销,整个流程没有实现一体化的关联对应,未进行统筹归集,无法产出同一项目的费用投入情况数据。此种一锅粥"的状态,不能有效核定同一项目的预算使用状况,不能为后期类似项目提供有效参考依据,影响资源分配决策。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


2.费用预算核减滞后且波动性大


A企业预算核减方式分为凭发票报销方式核减预算和费用计提方式核减预算。对大额常规性合同费用一般采用计提的预算核减方式,对小额常规性、随机性合同费用及非合同费用均采用凭发票报销的预算核减方式。


凭发票报销的预算核减方式,虽贴近国家规定的财务入账规则,但受供应商发票开具时间的影响,受报销人员报销及时性的限制。当小额常规性、随机性合同费用及非合同费用发生频次增多时,凭发票报销的预算核减方式将不能有效规避预算使用的波动性,无法发挥预算的前置性作用,存在严重的滞后性。在未计提费用金额、费用项目不均衡的情况下,将增加预算费用执行结果的波动性,影响预算分析判断,降低预算执行数据的参考价值。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


3.日常管理类零星费用监管难度大


日常管理类零星费用发生频次高,涉及人员广,单项金额不高,此类费用监管难度较大。A企业的办公文具、交通费、差旅费、招待费等日常费用则属于此类情况。如对此类费用逐项逐笔监管测算,势必增加较大工作量,在此部分费用金额较小的情况下,势必投入产出比很低。如总额控制,对于恶意浪费不能起到监管作用。


4.预算控制方案不完善


完善的预算控制方案将有利于企业进行全面预算管理与控制,有利于良好把握预算资源的支出节奏,便于预算资源使用情况分析。A企业预算控制方案尚不完善,具体情况说明如下:A企业预算控制节点分为季度控制和年度控制,预算调整方案分为可滚动调整和不可滚动调整,滚动周期为季度滚动。A企业采用控制方案和调整方案组合的控制方式。但预算控制组合部分项目不完善,影响部门执行率,影响部门绩效。


比如,薪资类预算项目采用年度控制不可滚动调整的方式。对于薪资类预算项目是主要预算项目且人员基数小的预算主体,在缺岗且完成工作的情况下,如不允许调整,将大大影响此类预算主体的执行率,以此执行率进行考核,势必影响此类预算主体的绩效,对此类预算主体显失公允,影响其工作积极性。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


比如,员工福利预算项目采用年度控制不可滚动调整的方式,对于负责内部团队建设的部门,员工福利费预算金额较大,使用的随机性较强。年度控制虽符合其随机性的特点,但不可调整则影响其滚动预算执行率,影响此类部门的绩效,将降低此预算主体预算工作积极性。


比如,办公文具类、运杂费预算,其随机性较强,报销时间节点不均衡。季度控制不可调整虽一定程度上避免了过度花费导致的资源浪费。但当此类费用突击大额发生时,季度控制不可调整的方式将大大影响业务开展。


(三)预算考核方面


1.职能部门预算考核标准单一,只单项考虑执行率


A企业职能部门考核标准仅为预算执行率。在预算冗余的情况下,以预算执行率考核部门,预算主体为了完成预算执行指标,将突击花费,造成费用预算执行波动性大。在未全面监控日常的采购需求是否均必要的情况下,采购一些可能不是特别必须的办公类用品,将造成资源的浪费。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


2.未考虑预算主体对预算的可控性,可控与不可控项目均计入预算考核范围内


A企业资薪金等人事费用按年初预算进行执行率考核,不允许滚动。缺岗属于正常现象,且不是预算主体部门单向可控的。在不允许滚动调整的情况下,将缺岗造成的未使用费用纳入执行率考核范围,对于在缺岗时仍完成工作任务的预算主体显失公允,大大降低预算被考核人员积极性。


二、企业费用预算管理问题的解决对策


(一)预算编制方面


完善业务计划。在编制预算时,每项费用均需要有强有力的业务计划支撑,方可批复预算。比如,与企业主营业务相关的费用支出项目,鉴于金额大且直接影响业务开展。建立并完善业务计划,不仅可以对自己业务开展提供引导,而且有业务计划的支撑,企业可以有效权衡预算资源分配是否合理,缓解预算资源分配不均衡的现象,将预算资源用到实处。


(二)预算执行方面


1.建立预算使用流程间的关联,保证预算使用数据的有效性


A企业在预算执行过程中,可以通过统一编码的形式建立费用预算申请、执行、报销三个流程间的关联控制。比如,同一项目同一编码,申请时即赋予编码1,签订合同时同样使用编码1,报销时也使用此编码1,同时通过统一编码实施逐级控制,即申请金额受预算金额控制,合同金额受申请金额控制,报销金额受合同金额控制,由此通过统一编码可监控同一项目的预算执行进度,可以归集其预算执行结果,便于使用情况分析,提高此类项目数据的参考价值。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


2.建立以合同周期进行分摊并计提费用的管理系统或台账,保证费用使用均衡


A企业在预算执行过程中,可建立一个由一个部门专人管理的合同管理系统或账,将所有合同均纳入合同管理软件或合账。一个合同签订后,登记入合同管理系统或者台账,按合同执行周期进行分摊。日常根据分摊金额逐月计提。实际核销时,同步登记。实际核销与计提金额的差异在下期计提金额中调整。由此可以规避多部门多人员归集导致的计提数据不全面的问题,可以发挥预算的前置性作用,可以均衡预算费用的使用,便于预算资源的调配,可以产出合同执行进度的有效数据,便于跟进执行。


3.日常管理类费用设置标准额度


A企业的办公文具、交通费、差旅费、招待费等日常费用,可以月度为单位建立标准额度,额度内实报实销。在制定额度时参考历史数据,权衡未来波动制定。比如,办公文具每月最高额度500元,额度内实报实销。此额度来源于办公文具的近两年历史执行平均数据加之未来5%涨幅制定。通过额度控制可在一定程度上规避费用不节制的滥用情况。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


4.及时调整偏离业务实际情况的预算控制方案,制定预算调整规则


在发现预算控制方案偏离业务实际情况时,及时变更调整方案。A企业可将控制方案调整为季度控制可调整并制定预算调整规则。比如,调整需出具明确的调整说明,需预算管理主体负责人及分管领导确认后方可调整。由此即可规避恶意浪费资源,也可保证业务实际需求。


(三)预算考核方面


1.丰富职能部门预算考核体系


A企业可在单一费用预算执行率考核的基础上,增加利润率考核权重。由此可增强职能部门站在企业整体角度考虑问题,将企业所有预算部门拧成一股绳,提高企业凝聚力。


2.将不可控因素在预算考核范围中剔除


A企业可将不可控因素在预算考核范围内剔除。比如将缺岗造成的预算结余从预算金额中扣除,以扣除后的预算金额对预算部门进行考核,达到预算与实际的匹配,提高预算被考核主体及人员的积极性。(企业费用预算管理的困境及解决办法)


(四)应加强预算监管部门与预算使用部门的合作程度


A企业在预算编制、执行、考核过程中,预算监管部门与预算使用部门共同配合。预算监管部门多去参加预算使用部门的专项业务培训,了解业务模式,便于费用预算的落地实行。加强事前管控力度,避免不必要的资源浪费。


综上,企业通过完善费用预算管理流程,及时发现并解决全面预算管理过程中的问题,可有效发挥费用预算管理在提高资源利用效率方面的价值,将预算落到实处,提升企业盈利能力。企业通过完善预算考核体系,将各预算主体与企业整体利益挂钩,提高个人与企业的凝聚力,有助于企业发展。企业通过加强预算监管部门与预算使用部的交流与学习,发挥费用预算的事前管理作用,提高管理效率。完善的费用预算管理体系,将为实现企业长久发展的宏伟目标保驾护航。

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