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利用企业绩效管理(BPM)优化预算编制

许多公司热衷于用企业绩效管理BPM)来优化业务流程,并使之与公司战略紧密结合。计划和预算是任何BPM项目的关键组成部分,通过这一方式可以把企业战略分解成为一系列密切相关的行动步骤和目标。

然而,大多数人会把预算编制过程看成是一件费时费力、又没多大价值的事情。为了弄清楚那些与预算和计划编制有关的人们对预算编制到底是怎么想、怎么做的,全球绩效管理的领导研究机构Ventana Research对此进行了深入研究。

研究结果发现,在"全球5000强(Global 5000)"大公司中,多数人认为他们在预算和计划编制上花去了过多的时间,并希望在今后两年里对编制程序进行重大改变。但是他们的目的并不仅仅是为了节省时间。

受访者所关心的是让编制过程更加高效。他们想要改进预算和计划编制程序,使自己更能明察企业的实际状况,增加预算的精确性,并且使公司目标与整个企业的资源配置更为契合。

低效的原因是什么

Ventana研究发现,在5000家大公司当中,多数公司复杂的预算编制程序占用了过多的时间,使预算和计划不能发挥更大作用。正是这种复杂性使得预算不够精确,才使企业难以迅速而准确地修正计划和预算以应对环境的变化。

那么到底是什么导致了编制程序太过复杂呢?答案就是:电子表格(spreadsheets)。20年前电子表格刚被引入时,对于财务部门数不清的各种流程来说是一个重大创新。在过去20年间,财务部门的工作效率有了实质性提高,而其中电子表格起了主要作用。

然而,尽管电子表格对于只涉及一人或几人的专项分析来说很有用,但对于需要整个企业密切协作的工作却根本不适用,例如按照公司层面对细节的要求编制预算和计划。企业在预算编制过程中遇到的许多麻烦都是由电子表格的缺陷导致的。

因此,企业若想更有效地编制预算和计划,放弃电子表格就是明智的做法。CEO、CFO以及公司董事们应该问一问,他们现有的预算和计划编制制度是否提供了足够的精确度、灵活性以及应变能力。

节省了时间做什么

Ventana发现,虽然使用专业软件的确能提高预算编制过程的效率,但要想从优秀软件中真正获益,必须把节约出来的时间用于加强对预算的分析,并使各业务单位内部以及相互之间的目标和资源更为协调。让基层员工参与进来,或是提高协作程度,以这些方式来提高预算编制过程参与度的公司,大都能增加员工对预算的认同感,从而达到更高的预测精确度。

花更多时间来考察经营计划的公司,更能协调各个业务单位和职能部门之间的工作,巧妙地配置资源。CFO若想实施诸如基于驱动因子的计划编制(driver-based planning,指运用业务计划应用程序等技术手段,经理们只需要输入或更新作为驱动业务增长的主要因子的相关数据,就可以得出财务报表)和季度滚动预算之类的最佳实践,专业软件会很有帮助。


对于调查的受访者来说,节省时间并不是他们最关心的,但也不是毫无关系,因为所花时间的多少常常是和预算编制程序是否合理联系在一起的。在计划编制过程花费时间过多或过少的公司都反映他们的预算不够精确。

Ventana认为,在计划和预算编制上花去太多时间的公司,是把精力浪费在了低效而无用的流程上,从而忽略了这些工作的主要目的。花费时间过多通常意味着方法不当,所以最好是对预算编制程序进行评估以确定症结所在。

同样地,在利用预算和计划设定可行目标的过程中偷工减料的公司会使自己面临较大的经营不确定性。在这两种情况下,其改进目标都不应仅仅是节省时间,而是让花在预算和计划上的时间对提高公司绩效更有作用。

当前的预算怎么样

在所有的受访者当中,Ventana发现他们在计划和预算的编制方法上具有高度的一致性。大多数公司按年度编制计划和预算,每月评估执行结果,使用电子表格作为收集合并数据、分析计划和预算的手段。62%的公司以年度为周期。

然而越来越多的人认为,季度滚动法是不错的方法(包括每4个季度、每5个季度和每6个季度的循环)。Ventana认为,年度预算法已经成为过去年代的遗迹,当时的通讯速度和计算速度使年度计划成为最可行的方法。当时商业活动的步伐也受到这些因素的制约,因而年度法并不会造成竞争劣势。

当今社会,商业活动瞬息万变,一个反应迟缓的计划和预算编制程序就会成为一项竞争劣势。公司如果能够迅速重新编制计划和预算,就可以在萧条时期把成本控制在适当水平,并在复苏时期使自己处于更有利的竞争地位。

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