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合同管理信息化问题及解决对策

近年来,我国现代事业单位制度在不断完善,人们开始逐渐重视合同管理工作,其中以信息化技术提高事业单位合同管理信息化已经成为必然趋势。


事业单位合同管理信息化存在的问题


(一)全流程合同管理信息化难以实现

合同管理必须是全流程的,即由谈判、计划、签约、生效开始,期间经历当事人双方的相互督促和制约,直至合同解除失效为止。在合同管理的信息化已经成为趋势的基础上,全流程的信息管理仍然难以实现。


(二)缺乏数据共享意识

信息化系统的建设初期,很多系统会同时利用多种系统建设,比如OA系统CRM系统等。各系统与法律系统的开发时间和阶段不同,就会涉及到信息传递不及时,缺乏数据共享意识,在协调出现问题或者出现交易成本过高时,很容易造成合同管理信息化系统与事业单位其他的系统不能很好地衔接。


(三)需求分析不到位

有时需求分析会有迟缓而需求分析的全面性以及需求是否得到实现是与合同管理信息化有着直接的联系,它会影响合同管理信息化的水平。在分析时并未严格地遵守制度,在需求分析阶段,需求分析不到位,不同人员的参与能够提供不同的信息,合同管理人员并未重视调研系统的运用,未及时检查系统的漏洞,未及时更新需求分析系统;没有优化过的系统无疑会给需求分析带来错误信息,还增加了日后系统更改的难度。


(四)合同管理信息化宣传工作不到位

再优秀的合同信息化系统如果得不到实践也只是纸上谈兵,只有了解了合同流程才能给予更优的配置。而许多事业单位正是忽略了"宣传工作"的重要性,所以消减了员工的重视程度,降低了系统的配置。


解决事业单位合同管理信息化问题的具体对策


(一)前期,进行合理地规划和需求分析

要进行合理地规划。应该从整个信息化的流程出发全方位规划,合同立项要明确,合同签署评估要完整;要调动相关员工全面展开配合,通过多种方式展开调研,还应找寻相关人员做好系统完善工作。事业单位合同管理内容还要做好防控风险,在合同管理信息化中可能会产生合同立项、合同寻源未按照规章制度进行,合同签署内容不能达到互利,合同履行期限随意更改,合同归档资料不全面,合同评估缺乏专业化等问题;由此,事业单位应将风险防控嵌入信息化管理系统,在每个环节严格设置权限,促进合同管理的专业化。


(二)中期,做好系统调试

合同信息化管理系统开发后,应该设置相应的调试时期,一般不能少于半年。在试运行阶段,信息相关工作人员要记录系统在运行时出现的各种问题,为系统的完善奠定基础。


(三)后期,重视维护与标准化管理

对高层管理人员、中层人员、合同管理人员、软件开发技术人员开展合同管理及信息化知识培训,有助于为提升本合同管理信息化水平提供有力的人力支持。事业单位应抓住信息化的契机,加快该项工作的开展,全面提升合同管理信息化水平。融智天合同管理软件采用网络化、智能化的现代化管理模式,对合同进行全生命周期管理,可高效完成合同立项、合同起草、合同签署、合同收付款控制、合同台账登记、合同统计分析等工作,从而达到“统一授权,归口把关,分工负责”的规范化合同管理目标,规避和降低合同管理风险。


在信息化时代,我们应该尽量让合同管理信息化取得更大地成就,针对事业单位全流程化的合同管理难以实现、数据共享意识不足、需求分析和宣传不到位等问题,我们分别从前期的合理规划和需求分析、中期的系统提出调试、后期的维护与标准化管理这三个方面解决对策。

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