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财务对经济合同管理过程中的环节控制

合同管理实务中,许多企业财务部门对经济合同的签定、执行与结算过程监管缺失,只好被动地接受业务部门传来的结算单据,有时甚至没有真实的经济合同备案资料,这种经济信息传递过程中的不准确、不及时,使财务数据严重失真,财务核算严重滞后。

那么,财务部门该在企业经济合同的哪些环节参与管理呢?融智天管理专家在结合自身开发合同管理软件的经验上,总结出以下要点:

一、经济合同的签定

经济合同的签定过程,应建立授权与审批制度。业务部门与客户签定各项合同必须经公司授权、同时经相应层级审批。未经授权及未经审批,无权签定合同。

企业应确定不相容岗位的分工。不相容岗位包括:一是合同的谈判与审批;二是合同的审批与执行。合同审批过程应有财务部门的参与,财务部门关注的重点事项包括:

1、标的是否符合企业经批准的经营范围,符合企业的经济利益。

2、双方企业是否具有履行经济合同的能力,如企业资信的可靠性,筹集充裕资金的能力,取得的担保是否切实、可靠等。

3、所涉财务数据是否严密准确,包括数量、价款、金额等标示准确;计算方式正确;财务等有关附件齐备;符合企业价格政策、采购政策等有关规定。

4、是否符合相关财税法律法规的规定,如资金来源合法;资金使用合法;结算方式合法等。

经审核同意签定的合同,应当由合同管理部门进行编号并加盖单位印章或合同专用章。印章管理部门不得对未经审批的合同用印。

二、已签定合同的备案

合同签定后,承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门及财务部门备案。发生变更或达成解除协议的,应重新审批并及时报合同管理部门及财务部门备案。合同正本由承办部门负责履行、保管,合同履行完毕应按有关要求及时归档。

三、合同的履行

财务部门对送存备案的经济合同应严密关注其实际履行情况,针对不同合同建立不同的收益成本核算体系,制定有效的费用管理控制办法。按不同项目建立明细分类账,做到核算清晰、准确。

财会部门根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的,或验收未通过的业务,财会部门有权拒绝付款。

在会计期末应根据合同的不同性质、区分是否履行完毕的合同及时确认收入,同时依据权责发生制原则及配比制原则归集费用,结转成本。

四、建立合同管理及保密制度

送存备案的经济合同,作为重要的财务档案应指定专人保管,同时提高财务人员职业道德修养水平,严禁以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。

五、结语

须知,经济合同管理不是一个简单独立事项,必须有其他相关内部管理政策的支持才能达到预期效果。

企业管理是一个相互关联的系统工程,单纯强调某一方面往往使管理失衡,进而影响全盘。在讨论财务对经济合同的管理过程中,如果合同签定部门、执行部门、合同审批人员,对合同的管理控制没有调整到位,那么财务的监管就如同空中楼阁,失去了管理的基础和存在的理由。

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