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合同管理风险与法务、财务内部控制

随着商业的不断发展,信用交易必然无法避免。在这种情况下,合同就成为保证交易双方合法利益的有力工具。特别是国家不断加强法制建设的当下,合同对企业经营的影响越来越大,而合同管理风险和内部控制的重要性也越发突出。合同管理业务中常见的风险主要有如下几点:

一、合同未签订相关交易就已经发生或完成。

二、合同条款未经过严格审核,合同内容与之前的约定差别较大或缺乏主要条款,损害本公司利益。

三、合同履行缺乏有效管理出现违约或在对方违约时未能及时主张权利,损害本公司利益。

针对上述风险,企业在合同管理工作中,应关注如下主要内控措施:

一丶建立合同签署强制制度

合同签署作为业务实施的前置程序,即如果未签订合同,交货或付款程序就无法实施。

在企业管理现实中,不签订合同的主要原因是管理者对合同重视不够,而这其中国人不习惯将"丑话"说到前面的文化有很大关系,还有就是觉得合同无用,觉得签合同麻烦或害怕客户觉得麻烦影响成交。

首先,合同做为明确双方权利义务的法律文书有着其无法替代的作用,比如在质量标准、付款期限、明确交易细节、违约责任等方面,合同就是最有效的证据,虽然《合同法》中大多规定如果上述内容没有约定的,参照行业惯例或标准,但在出现纠纷时,确定行业惯例或标准往往存在困难,不利于本企业权利的主张。

其次,随着商业的不断发展,明确清晰的约定双方的权力和义务实际是交易双方得以长期合作的基础,如果有客户认为签署合同麻烦,往往说明该客户在企业管理、商业精神方面存在欠缺,而且至少有一半的可能是这个客户在为以后的违约提前做准备,与这样的客户不做交易实际是利大于弊的。

在具体的经营管理中,可以使用融智天合同管理软件,严把合同签署流程关,确保每笔交易必须由合同管理员或行政领导审批确认,同时将合同后续的交易情况反馈给合同管理员,及时更新合同履行情况。

二、建立合同条款审核制度

借助融智天合同管理软件,通过设置专门的法务专员,对合同条款进行审核。

在现实的经营中,日常频繁的交易通常采用合同模板。很多企业对合同模板的使用往往过于随意,交易对方的合同模板拿来就用,乐的方便、简单。但对方提供的合同模板条款往往对对方有利,如果不仔细审核,就有可能跌入对方挖好的陷阱中。

因此,融智天合同管理软件设计了合同模板的管理模块,企业可以组织业务、法务部门编制本企业所有常规交易的合同模板,规定可选内容和不可选内容,对在交易中可能发生的情况及其处理方式尽量详细的进行规定。模版一经审核通过,业务人员直接执行即可;如果交易对方要求对合同条款中不可选内容进行修改,必须经过法务专员或律师的审核。

如果因为对方的强势地位,我们不得不使用对方的合同模板,同样应组织企业的业务、法务部门对合同条款进行逐条审核,对不利于我司的条款提出修改意见。如果对方明确表示合同条款不能修改,则应该组织业务、法务部门对合同条款的风险进行评估,以决定是否签署合同达成交易。

即使一条不变的签署合同,也要提示相关部门在处理与该客户的交易事项时,尽量按照合同约定的内容完成,避免被追究违约责任。

三、建立合同履行管理制度

由专人负责对合同履行进行管理,主要工作有:

1、提示并监督落实合同中的特殊条款,比如质量检测项目、检测数据、交货日期、包装方式、交货地点、随车票据的格式和内容等,避免本公司违约的发生。

2、负责监督关键单据的回收、保管。如果没有合同,则交易中的质量标准、付款期限、违约责任等内容将无法明确,但实际中类似于销售合同中的送货单(签收单)、工程服务合同中的验收单因为是证明交易发生或存在的根本证据,其法律作用往往高于合同。所以在合同履行管理中,需要对这些关键证据包括合同文本的回收、保管做出规范,并确定责任人负责具体实施,并安排内审部定期对执行情况进行检查。

3、负责监督交易对方按照约定履行对本公司的义务,比如规范及时的确认收货、按时付款等。

只有保证公司绝大部分业务均签署合同,各项合同条款均经过业务、法务部门逐条审核,同时合同履行过程中有专人进行管理,才能最大限度的避免产生合同风险,保护公司利益不受损害。

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