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企业合同管理的要点和注意事项

合同管理是指公司在与客户、供应商、分销商、承包商和员工等各方的合同中所从事的谈判、执行、履行、修改和终止等过程和程序,有时也被称作合同实务。虽然业务人员常常认为合同准备工作是“律师的工作”,与合同的重要方面几乎没有影响,但实际上,合同是决定任何商业安排是否成功的关键之一(融智天合同管理软件)。

公司法务的主要任务之一是起草合同,只有与业务部门密切合作才能使公司法务在合同谈判,起草、终止和履行监控中切实发挥作用,实现对方对法务的期望。通常,法务负责起草合同和其它相关文件,以及发现和解决具体的法律问题,但有时,法务也需要大量参与业务谈判,以对特定合同中公司的战略目标有深入理解。合同起草拟定

对于每一次合同起草拟定工作,你都应该养成列工作清单的习惯。如您是第一次做相关工作,我们建议你考虑以下10个步骤:

1.对合同的业务背景、法律背景以及合同所约定的交易和业务关系进行彻底的调查。与合同承办部门人员进行面谈,以确定双方的关系如何发展,以及双方已经做出的承诺(如果有的话)。这时也应当特别考虑合同对公司现有义务和业务关系的实际和潜在影响。

2.与公司中相应的员工合作,确定遵守公司的合同评审、签名权政策和程序要求需要采取的步骤。例如,合同是否需要由高级管理人员和/或董事会审查和批准,如果需要,如何才能加快审查和审议。

3.理解了所约定的业务关系的范围后,应当识别记录业务关系的合同和文件,完成即时履行,然后收集和审查必要的合同样例来加快起草进程,并单独列出那些为确保合同的完整、准确性而必须解决的具体问题。合同起草拟定

4.如果约定的交易事务比较复杂,应当将起草、审查、讨论、修订等必需的项目和活动列明时间、责任表。例如,融资交易中时间和责任安排通常非常重要,融资交易需要通过若干阶段,时间往往较长,包括准备商业计划、向潜在的资金提供者介绍情况、准备融资文件和满足交易条件(融智天合同管理软件

5考虑好你在公司对外谈判中的角色,你应该参与每一个合同的基本条款的谈判,准备一个条款清单或担保书,以确保在将时间和精力花费在合同准备上之前,各方就基本条款达成一致意见。如果你不直接参与谈判,至少为公司代表提供一个列表列明需要回答的问题,这样我方代表可与对方讨论这些问题,促进合同尽快达成。

6.当收集背景信息完毕,并已就基本条款达成初步协议时,你应当准备所需的每个合同的初稿及相关文档;对方负责起草时,则应当审查对方起草的初稿;讨论和协商初步草案中必要的修改,并确保将修改后的草案分发以供审查和最后定稿。起草和修订过程的时间是至关重要的,因为拖延可能使关系偏离轨道,并危及双方预期的商业合作的实现(融智天合同管理软件

7.合同文件完成后,你应当为交易完成做准备,合同起草拟定包括完成前会议和完成检查清单和备忘录的准备。如果需要第三方的证书或同意,合同才能最终确定并生效,应当事先计划好,并预留出协商可能需要的时间。

8.一旦拟建立的业务关系的所有条件得到满足或放弃后,你应监督交易的完成情况,在交易完成时,所有合同和相关文件将被执行和交换,交易结束时完成必要的履行(如现金支付)。

9.交易结束时,你应当将所有的文件整理好,并且副本已交付涉及的各方。这时应当将在上述过程中打开过的与事务相关的文件整理好,以便在将来出现问题时及时获取这些文件。合同起草拟定

10.与公司代表合作,应当制定计划,(融智天合同管理软件对合同条款下各方的表现进行持续的审查,尤其针对那些要求在较长时间内持续履行的合同。作为计划的一部分,还应当对合同中规定的可能需要采取的后续行动列明日期。

确定你在合同订立过程中所起的作用,以及你在与合同谈判中积极参与的程度都十分重要,再怎么强调也不为过。公司法务的角色可能是积极的谈判者,也可能是幕后的记录员。当你被授权在经理不在场时独立采取一些行动时,你应当确保程序到位,以便及时将新的进展传达给公司的业务人员。如果没有这种交流,没有明确的责任划分,公司经理可能会很不满意。此外,缺乏协调可能会导致冲突和误解,从而向交易方传递错误的信息。合同起草拟定

即使你并不在合同条款的谈判中扮演主要角色,(融智天合同管理软件你也应该尽一切努力让经理们尽快通知你,是否即将开展交易。业务人员并不总是能做到提前通知律师,即使他们做到了,你也应当让经理和公司内的其他相关方意识到,在特定的业务决策中可能会出现不可预见的法律问题。有了这层理解(融智天合同管理软件,业务人员就能够在讨论业务问题时,意识到最终的决定取决于“法务部门”的审查。这十条建议可以帮助公司法务在合同管理过程中综合考量最重要的因素,而不仅仅出于“法务人员”的角色考虑问题。

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