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企业应当在何时部署合同管理系统?

合同管理软件通常不是一家企业的首个信息化软件系统,那么,企业应当在何时署合同管理系统呢?

当企业信息化在引进合同管理软件前,一般情况下已经存在了其他的软件系统,比方说档案管理系统、财务预算管理软件资金支付系统、供应商/客户管理系统统一的流程平台如OA系统等。

这些系统基本上都跟合同管理有很强的相关性,需要根据合同管理的实际业务发生情况来进行联动集成,打通原来相对分散和独立的信息系统。比方说,在合同的全生命周期管理中,有可能涉及到:合同签订前的供应商数据管理、客户数据管理、预算管理系统;合同订立过程中的审批流程;合同履行过程的验收/财务计划提醒、付款审批、项目验收、财务系统;合同履行后的合同归档档案管理系统等。

由于同一集团内部的信息化程度和基础存在偏差,有些系统虽然是全集团统一建设的,但是由于各单位业务的差异,信息系统的集成建设情况也会存在差异。不同的子公司间可能会存在使用同一套系统的情况,但是由于业务差别,使用的模块很有可能出现不一致。因此,每个企业或单位在单独建设自己的信息化系统前,必须要建立适合自己的软件集成策略

比方说,目前较为常见的SAP系统,集团总部可能只用了财务、采购等个别模块,但是不同的下属企业却可能会分别使用项目管理模块、CRM销售模块、采购模块、以及融智天的预算管理软件等。

假如一个企业在系统建设前,不考虑这些集成差异,只建设一个涵盖所有模块的合同管理系统,没有考虑使用相应模块单位的差异化集成策略,那么,在企业信息化推广过程中一定会遇到很大的挑战。

因此,在系统设计时,一定要考虑不同单位、不同系统的灵活集成策略,比如说合同管理模块的选用就可以尝试选用融智天开发的合同管理软件

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