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合同管理软件设计思路(系统功能)

合同管理全生命周期包括了合同签订前、签订中、履行中和履行后的四个阶段,可能涉及的合同管理模块涵盖相对方管理、合同范本管理,合同签订,合同履行,合同的变更,解除,合同终结和评价,合同归档,纠纷争议处理等。合同管理的全过程事项显然不是一个部门独立完成的,而是由合同承办部门、财务部门、法律部门、相关事权部门协同来完成的合同管理软件功能。

企业合同管理的过程中,由于不同单位或不同组织层级间管理存在差异,所以每个单位对合同管理的关注点也不一致。合同管理软件功能如在某企业,总部法律部门作为全集团合同的归口管理部门,重点管控各层级合同审查的合规性,而不具体关注单个合同履约的情况;但是在其下属二级单位,由于其合同业务更单一,管理更具象,就要求将合同从订立和履行的过程全部管理起来。合同管理软件功能在此情况下,系统建设如果仅考虑了总部的管理要求,则建立的合同管理软件就不能满足所有单位的需要。因此在全集团系统建设时,需要从上到下了解需求,明确差异,建立覆盖全生命周期过程的合同管理系统,以满足不同单位管理的需要。

由于不同的合同类别,风险程度不一致,管控重点也不一致,所以不能为了单纯的统一而建立一个粗放式管理的系统,合同管理软件功能而应针对不同的合同类别,构建差异化的管理内容。如表单要素的差异、合同审批流程的差异、前置事项的差异、合同履约跟踪监控的差异等。合同管理软件功能这些差异落实在系统中,就需要合同管理系统具有足够的灵活性,能够根据合同类别,配置不同的管理方式,如下图(图一)为某企业按照合同分类的不同,差异化管理的示例:

合同管理系统业务流程

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