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企业合同管理软件设计思路(一)

如何建立一套全集团适用的合同管理软件,既能适应不同业务和管理的要求,又能实现全集团自上而下统一管控、集中管理的目标,这给系统建设单位提出了一个难题

企业合同管理是企业落实风险防控的一个重点领域,也是企业在对外交易的过程中须重点把控的内容,毋庸置疑,无论从外部的政策和环境上,还是从内部风险防范和制度遵从上来看,重要性都很高。合同管理系统能够借助IT的手段,辅助企业落实制度要求,规范流程、防控风险、提升效率。财务合同管理受到了越来越多企业的青睐。

目前越来越多的企业通过建立合同管理系统的方式,实现对合同的全过程管理,来提高自身合同管理水平。但是合同管理系统如何来建设,各企业根据公司规模和业务的不同也存在较大的差异。特别是集团型企业和单体企业在建设合同管理系统时,需要关注的重点和考虑的因素也不一致。单体企业由于业务类型固定、组织结构简单等特点,合同管理系统建设时会相对容易,在此不做详细论述。本文重点从集团型企业合同管理系统建设的角度,分析系统建设时需要关注的问题。

集团型企业不同于单体企业,存在业务多元化、组织层级多、地域分布广、管理模式多样化等特点,其合同管理的业务和管理要求自然也会比较复杂。那么如何建立一套全集团适用的合同管理流程,既能适应不同业务和管理的要求,又能实现全集团自上而下统一管控、集中管理的目标,这无疑给系统建设单位提出了一个难题。

目前市场上合同管理产品多种多样,但超过半数的产品仅针对单一企业的某些固定类型的合同,其管理相对固化,功能和组织架构等均不可扩展,这类产品显然不适合集团型企业,那么集团型企业合同管理系统都需要具备哪些特点?结合多年来在煤炭、石油、石化、交通、金融、航空等大型集团型企业合同管理系统建设经验,从法务部门管理的视角来看,融智天认为集团型企业合同管理软件的关键之一在于系统的灵活性。

灵活不代表完全的差异化,灵活是在集团的总体管控下,在统一的制度和管理目标约束下,满足不同业务单元、不同合同类别、不同组织层级的管理需要。这就需要合同管理系统除了具有强大的功能外,还要基于开放、可扩展、易开发的平台。

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