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费用管控信息化是推动财务共享中心建设的关键

财务共享服务中心是企业集中管理模式在财务管理上的最新应用,它将集团内各分公司财务工作集中处理,利用有效运作模式来解决大型企业财务职能建设中重复投入和效率低下的难题,其中费用管控信息化就是推动建设财务共享中心的关键之一。

费用管理信息化程度尚不成熟

就国内企业发展情况来看,很多大型企业在发展初期主要以“业务扩张”为主,对管理重视程度远远不够。但自2008年金融危机以来,管理会计在国内获得了快速发展,大型企业纷纷加快实施应用管理会计方法,包括实施网上报销和费用控制系统,但鉴于时间和经验问题,发展离成熟甚远。

随着企业信息化的迫切要求和网络技术飞速发展,国内企业对网上审批系统进行了部分开发和应用。但其网上审批系统仍属于面向单一用户办公自动化中的一个功能,并没有实现与银行结算系统、企业财务系统数据的共享。因此这样的费控系统,显然无法实现真正高效的费用管控信息化,也无法满足财务共享中心建设需要。

而另一些公司,利用自身开发能力,成功实现了网上报销系统和财务系统数据共享。但在实施方面,却往往因为实施团队不专业,无法根据不同企业情况对系统功能和模块进行调节,使得这类系统在实施后,不仅没有为财务共享中心建设创造条件,甚至还成为了企业的负担。

财务共享中心中的费用管理

财务共享服务业务主要集中在财务核算业务,并且是重复性高、业务量大、标准化程度较高的财务核算业务。财务核算业务是财务工作中最为基础和核心的业务。它包括总账管理、应付管理、应收管理、资产管理、成本管理和现金管理。无论是哪一类管理,总无外乎要经过审批、订单及合同管理、票据管理、收付款处理、数据处理、复核及反馈等流程,而财务共享服务中心是利用远程技术对企业财务进行处理,执行这些工作流程,更是需要强大、统一的网络系统和信息系统做支撑。

以费用管控中应付账款处理为例,从流程上分解,应付业务通常可以分为三个步骤,发票信息采集、数据及业务处理以及支付和反馈。发票信息采集过程包括实物发票的接收和扫描,发票信息的提取或通过影像系统的OCR技术进行自动识别,或由供应商或企业直接在供应商管理系统中录入。这两种模式均需要在信息系统平台上进行操作。

数据处理过程主要实现审核、复核以及信息转换。通过审核进行合规性检验,继而将审核通过的信息录入系统,并和经发票信息采集而来的信息进行复核,比对无误后,检查发票的付款信息和账务信息,最后导入ERP系统完成账务处理。

支付及反馈是应付账款处理的最后一个步骤。它通过ERP系统导出支付数据,再通过网络银行或银企互联的方式完成支付。支付完成后,通过供应商管理系统告知供应商,并接受供应商的付款查询。

如上所述,应付应收账款管理的每个步骤,都需要依托于信息系统平台才能进行。而完善费用管控信息化则是财务共享服务中心搭建成功的必要条件,其作用在于,通过信息化技术完善管控流程,让费用报销和资金支付流程得以有效执行。

融智天有绝招

作为国内最早的的全面预算管理费用控制解决方案提供商和软件提供商,北京融智天管理软件有限公司(简称:融智天)凭借在财务管理领域多年来运筹帷幄和深耕细作,依托新型技术帮助企业进行财务管理创新实践探索,通过创新实践推进企业智慧财务运营方式转型,并有序开展企业财务集中管控、业财融合、移动办公、智能财务的推广应用,促进预算管理、成本控制、服务提供、财资管理、业财管理、企业发展等管理模块的转型升级,实现了审批流程控制、预算控制、费用标准控制等多种功能,并与企业其他管理系统,包括ERP系统、OA系统、科教系统等实现了接口对接,为财务共享中心的建设创造了条件。

同时,融智天管理平台可以让费用报销时间明显缩短,报账效率提高30%以上,使得预算及标准控制严谨化。毫不夸张地说,融智天管理平台能够促进企业财务组织架构、财务管控模式乃至思想观念的变革。

与不少在建设财务共享服务中心的道路上走过弯路的企业相比,融智天深刻认识到了费用管控信息化对于财务共享中心建设的重要性,对企业费用管控要素进行准确把握,有助力企业财税工作高效管理和财务共享落地。

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