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费用控制和管理如何做才有效果?

产品相关的料工费(直接材料,直接人工,制造费用)离很多财务人员都越来越远了,各种费用,各种花样翻新项目开支(多数只能先按照费用记录)越来越多,很多公司甚至只有各种各样的费用。核算并不复杂,管理却无从下手。这导致很多财务人员,到了这样的公司后,不知道该做些啥了,更不知道该怎么做。融智天管理软件有限公司(www.chinawitsky.com.cn)今天分享费用管理的思路,意在为受此困扰的同行提供方法。

粗糙的费用管理是怎么做的

1. 谁对费用管理有责任?

经手人、部门经理(第一责任人)、财务、总经理

2. 为什么花钱的人很难对费用负全责?

在企业管理过程中,费用在部门中不是唯一指标,其他指标都比费用要重要。

3. 财务角度的粗糙管理的表现,老板的对应表现

看到金额比较大的费用,只报一半?费用不要超过去年同时间的费用;费用较大或特殊事项,事先申请。

制度能解决什么问题,不能解决什么问题

1. 以差旅费为例:

包括程序性的要求,标准性的要求(包括出差交通住宿标准,也包括补助标准,票据标准相关费用标准等),权利划分的说明等;
不包含总额和目标,总额和目标在预算中,而预算也存在问题(商旅管理软件);
如何达成这个目标,预算中通常做不到这么细致,也无法做到那么细致。(人的能动性永远存在)。

2. 规定费用总额的,是机制

对于过程实在无法监控的,无法管理的,用机制定总额;
这个总额的科学性不好把握;
总额内是否还需要再节约,看情况、也看手法。

比如:应酬费(很难管理)——实际发生的报销,不要虚假报销

3.日常管理必不可少,而又最难

继续剖析差旅费,同样的标准,费用可以不同(商旅管理软件)。

比如:高铁目前没有打折票。但是飞机有,提前订就打折,宾馆也有签约价,住的多还可以谈,常住还可以租房子。这些东西,规律比较明显,要求还相对明确,在一定情况下还可以写成制度,但是就复杂繁琐了。

如果公司行政部负责订机票,并且对他们有要求,这点非常重要,否则就是多经一道手,就多一层成本。无论写不写制度,都可以起到飞机票价格的控制作用。至于出差的必要性,是不是可以减少出差次数,这就更难了。因为这个和业务紧密联系,就靠定目标,分析,想办法,实施费用控制软件

有的公司在这些地方顾不上,因为不是重点。如果下边不能担起来,就只能放一放。但是…你最重要的能力就是,在这个地方,你做了什么…

· 很少表现在制度里
· 部分表现在预算里,目标制定
· 部分表现在基于对业务深刻了解的分析里
· 部分表现在能否寻找到有帮助的措施和方案,在财务层面推动,达成一种“均势”
· 部分表现在你的沟通,达成各方理解,并一致行动

如果这一关过不去,就很难成为一个不错的管理者。

4.重点费用的管理

公司重点和金额大的费用,往往跟重要的事项密切相关。暂且称为“项目”费用,比如IT项目费用,促销费用,技术开发费用,维修费用等等。其中往往涉及各种各样的具体开支,管控起来就更加困难。这里面涉及高级人力,涉及到其他的费用控制管理

· 财务从粗糙管理的做法上看是如何做的。

· 如果从及细化的角度看,可做的事情就非常多。

做法:

· 论证第一关:要不要开支,策略上怎么管比较好;

· 定好目标第二关:如何给费用定目标(花多少比较合适);

· 做好规矩第三关:已经商量好的做法和要求写下来;

· 做好过程管理第四关:日常审批与分析过程中,考察实际对费用开支的情况;

· 必要时推动绩效闭环第五关:要不要给做的好给予奖励。

以上这些事情,要翻来覆去地做。企业永远都不是一块表,上好发条就准确地往前费用控制

5.费用的分类与策略确定

费用的分类:

1. 维持型费用:(重点4)

基本工资社保等费用、办公室租赁费、办公用品费、设备折旧费、公司给员工的固定性补助。

2. 业绩直接相关费(重点3)

奖金、佣金、提成、返利。

3. 业绩间接相关费:(重点1)

广告费、促销费、展览费、差旅费、应酬费、展览费、维修费、能耗、招聘费、补偿金、办公用品费。

4. 能力型费用(重点2):

有助于员工提高能力的费用。咨询费、培训费、市场调研费、专家费。

6.管理的复杂度和管理投入的问题

1. 管理的复杂度和管理投入问题

财务费用管理越复杂,投入就越高,有时候会得不偿失。如果你让企业为此增加人,为此投入了过多的时间,精力。你就要考虑考虑,到底值不值得,然后跟领导沟通沟通。企业不必为了规范而规范。当一个费用有了其他的条件表明不会出大问题的时候,财务可以适当放手。当一个费用实在难以管理的时候,可以拐弯,采用相对简单粗暴的方法。

2. 企业不投入/少投入精力,不代表财务也不投入

财务的角色问题;有人挡着,威慑作用,也是有用的;前面的一些手法可能不宜采用或做成表面文章。

3. 做到什么程度的问题

尽自己最大努力去做(分析是关门做的,制度是半关门做的,其他看情况);不断与领导沟通成本控制,达成共识。在公司里形成一个合适的“势”;像做自己家的事情一样。

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